Mengirim email, satu per satu, adalah pekerjaan yang sebenarnya tak salah tapi membuang-buang waktu.
Kadang, pekerjaan yang sebenarnya bisa selesai dalam sekian menit jadi tertunda karena harus mengurus email.
Itulah kenapa, ada istilah Mail Merge. Apa itu Mail Merge? Untuk tutorialnya, silahkan simak video dari YouTube berikut ini.
Cara Membuat Mail Merge di Word dengan Database Excel
Untuk kalian yang hemat kuota, bisa ikuti cara membuat mail merge di word berikut ini:
- Siapkan Dokumen (.doc/x)
- Siapkan Database (.xls/x)
- Simpan di dalam folder yang sama.
- Berikan tanda di dokumen, di bagian yang akan di isi. (misal, titik-titik)
- Klik menu Mailing di atas.
- Klik Start Mail Merge.
- Klik Step by Step Mail Merge Wizard.
- Klik Letters.
- Klik Next: Starting document.
- Pilih Use the current document.
- Klik Next: Select Recipients.
- Pilih Use an existing list.
- Klik Browse.
- Buka Database Excel tadi.
- Pilih kolom yang akan digunakan.
- Klik Next: Write your letter.
- Letakkan kursor pada bagian yang di isi. (titik-titik tadi)
- Klik More Items.
- Masukkan data yang ingin digunakan.
- Klik Next: Preview your Letter.
- Klik Next: Complete the merge.
Mail merge adalah metode yang memungkinkan kita untuk membuat kumpulan dokumen yang diatur manual untuk penerima dalam jumlah.
Misalnya, form undangan RT atau kumpul warga yang nantinya dikirim ke rumah-rumah.
Mumpung kalian masih di sini, coba cek juga nih tutorial Microsoft Word lainnya:
- Cara membuat watermark di Word
- Cara membuat simbol centang di Word
- Cara mengatur jarak spasi di Word
- Cara membuat gambar grafik di Word
Pastinya, akan memakan waktu lama bukan jika kita menulis nama warga satu per satu?.
Dengan Mail Merge, kita hanya perlu mengetik 1 dokumen, dan 1 database (biasanya di Microsoft Excel).
Kelebihan & Fungsi Mail Merge
Tentu, keuntungan pertama dari penggunaannya adalah hemat waktu, kenapa?
Karena kita hanya perlu membuat sebuah template dan sebuah database yang nanti akan digunakan.
Dengan mail merge, aktivitas kantor lebih cepat dan efisien karena hasilnya juga bisa di print.
Mail merge, membantu pekerjaan yang berhubungan dengan surat menyurat, dengan menggabungkan beberapa data yang diambil dari database excel.